業務改革／タイムマネジメント｜知識工房｜コンサルティング、ロジカルシンキング、ファシリテーション

知識工房は、オリジナリティ溢れる高品質なコンサルティングと人材教育サービスを提供する会社です。
プロフェッショナル開発とビジネスコンサルティングの知識工房

業務改革／タイムマネジメント

ホワイトカラー業務における非効率性を、客観的な視点で評価・分析し、新たなワークスタイルをデザインします

人数が減ったのに、仕事の進め方が全く改善されていないことで、生産性が低下しているのが、多くの企業で見られる問題です。独自の手法と経験を持つプロフェッショナルが、現状分析・改革案立案を支援することで、効果創出までの時間が大幅に短縮されます。また、経験豊富なプロとのコラボレーションにより、お客さまの将来を担う強い人材の育成にも貢献します。

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個人向け時間分析ツールをご提供します（無料です）

プレジデント2005年6月13日号の特集記事『結果が出る人の一週間　500人の調査で判明！あなたの「ムダ時間汚染度」』（46ページ～）でご紹介した『個人向け時間分析ツール』をご案内いたします。

このツールは、業務改革等のコンサルティングワークを実施する際、弊社がお客さま企業の業務実態を分析するための各種ツールを、個人の方でもお使いいただけるようにアレンジしたものです。
ダウンロードは無料です。

目の前の仕事で実績を上げ、時間の自由度を高め、中長期的な目標を達成するため、是非ご活用ください。

【時間分析ツール活用のメリット】

■メリット１．仕事の意味を見つめなおす

仕事の目的、アウトプットする相手、具体的な内容を文字にすることで、ご自分の仕事の意味を考えるきっかけになります。

■メリット２．仕事が可視化される

1週間、一日15分使って、自分の仕事を記録してください。

自動的に集計されるので、入力以外の手間をかけず、ご自分の1週間を可視化できます。

このツールを利用した方の10人に9人は、「えーっ、こんな時間の使い方してたの？！」と驚きます。

【本ツールのダウンロード】

『個人向け時間分析ツール　tm.xls　』

・ダウンロードは無料です。
・本ツールはマクロを含むエクセル形式のファイルです。
・ファイルの圧縮はしておりません。
・ファイルを開くか保存するかを聞いてきますので、必ず「保存」を選択してください。「開く」だと意図しない動きになるおそれがあります。
・ダウンロード先は、任意のフォルダでかまいません。
・ファイル名は「tm.xls」のままにしておいてください。ご希望の方は、下記フォームよりお申込みください。
Excel形式ファイルのダウンロードURLを示したメールを折り返します。

氏　名
メールアドレス

【本ツールの使用方法】

■準備

１．ファイルの開き方

本ツール「tm.xls」はマクロを含むエクセル形式のファイルです。

・ダウンロード先のフォルダからファイル「tm.xls」を開いてください。

※マクロのセキュリティに関する警告がでた場合
マクロウィルスに関するチェックは実施済みですのでご安心ください。
エクセルのメニューバーから　[ツール]－[マクロ]－[セキュリティ]　とだどり、セキュリティのレベルを下げてください。

２．仕事の基本情報を入力する　（所要時間：約５分）

・「職務情報」シートを選択してください。

職務情報シート選択

・それぞれの質問内容に対する回答を「回答欄」の　青枠内　によく考えて入力してください。

※実施するにあたっては未記入でも構いませんが、実施後の自己分析のときに必要となるので、この時点での記入をお勧めします。

＜＜　下の図をクリックすると大きな画像で表示されます　＞＞

３．入力表をカスタマイズする　（所要時間：約１５分）

・「月」曜日のシートを選択してください。

月曜シート選択

ご自分の仕事を３つの観点から分類します。

標準的な仕事分類内容（黒字項目）は既に記入されていますので、
青枠内の青字項目を必要に応じて書き換えてください。

＜＜　下の図をクリックすると大きな画像で表示されます　＞＞

「A.作業タイプ」については、すべて標準項目のため、項目変更の必要はありません。

「B.相手」については、標準項目以外に、社外で2つ、社内で3つ追加できるようになっているので、必要に応じて項目を記入してください。

「C.業務内容」については、標準で、大項目3分類、小項目7分類、合計21業務が書けるようになっています。

業務内容の分類の仕方は、プレジデントの特集記事に営業職の例を挙げてあります。

これを参考に、前頁の仕事の目的や、分析によって知りたい内容に即して、分類してください。

多種多様な業務をやっているかと思いますが、うまく分類するのもタイムマネジメントをしっかりと行なうにおいて、重要なチカラです。

※「月」曜のシートに記入していただければ、「火」曜から「金」曜のシートには自動的に項目カスタマイズ内容が反映されます。

■実施

ある一週間で、15分単位の時間をどのような仕事に割いたかを記入していきます。

記入するのは「月」曜から「金」曜のシートの　赤枠内　です。

曜日シート

15分単位に、A、B、C、それぞれのフィールドから、項目をひとつ選び、該当するセルに「1」（半角数字）を入力してください。

＜＜　下の図をクリックすると大きな画像で表示されます　＞＞

これを、「月」曜から「金」曜まで繰り返してください。

※実施を開始するのは、月曜からでなくてもかまいません。
どの曜日からはじめてもツールの動作には影響しませんので、やってみようと思い立った日からはじめてください。

■分析

一週間分のデータ入力が終わると、「レポート①」　～　「レポート④」のシートに、集計結果が表示されます。

それを、「職務情報」シートに記入した仕事の基本情報と照らし合わせて、成果の出る時間の使い方になっているかどうか、ご自身でチェックをしてください。

レポートシート

・「レポート①」

どういう作業に、誰に、何の業務に対して、どういう時間配分をしているか、最初に「職務情報」の定義で検討した内容と照らし合わせて、問題点を見つけてください。

・「レポート②」

相手別に、どんな作業をすることが多いかを見るためのレポートです。

例えば、継続取引顧客との会議・打ち合わせを減らして、純新規開拓の電話にもっと時間を使えないか。

あるいは、チームメンバーとはメールで話すことが多く、対面会議を増やしたほうがよくないか、など問題から解決策を見出すために使ってください。

・「レポート③」

上記と同様に、ご自分の業務がどういう作業で構成されているかをよく見た上で、やり方を変えられないか検討するために使ってください。

・「レポート④」

これも同様に、誰に対してどういう業務をしているかを調査するためのレポートです。

上司に対しての報告が多い、既存取引顧客からは事務内容に関する問合せばかりだ、などという実態を数値化することにより、てこ入れすべきポイントの優先順位をつけることができると思います。

■比較

比較を希望される方は、「属性情報」シートに必要事項をご記入の上、電子メールで結果ファイルをお送りください。

2週間後を目安に、他の方々との比較結果をお送りいたします（無料）。<>

・「属性情報」曜日のシートを選択してください。

属性情報シート選択

・それぞれの質問に対して「回答欄」の　青枠内　に記入してください。

※氏名は依頼用ファイルのファイル名の一部となりますので必ずご記入ください）

＜＜　下の図をクリックすると大きな画像で表示されます　＞＞

・「比較サービス依頼用ファイルを作成する」ボタンをクリックしてください。

　→　「[あなたのお名前]_tm実績.xls」というファイル名で、ファイルが新規に作成されますので、任意のフォルダに保存してください。

（例：　あなたのお名前が「山本三郎」の場合、「山本三郎_tm実績.xls」というファイル名になります）

・作成されたファイル「[あなたのお名前]_tm実績.xls」をメールに添付して下記アドレスまで送信してください。

※ファイルサイズは200KB以下のはずですので、圧縮は不要です。

ファイル送付先　→　info＠successinstaller.com　（メーラーが起動します。"＠"部分を半角に書き換えてご送信ください。）

【より詳しい相談、分析をご希望の方へ】

プレジデントの特集記事中でも触れたとおり、仕事の内容は業種、職種で全く異なりますし、同じ業種・職種でも、会社によって業務内容が異なるケースがほとんどです。

したがって、あらゆる仕事に対して厳密な分析が可能なツールは存在しえません。

今回のツールは、弊社が様々な調査を始めるに当たっての、「ひな形」です。

これをベースにしながら、クライアントさまの業務内容を一つひとつチェックしながら、得たい調査内容を具体的に頭に描きつつ、調査票を作り上げます。

本格的な分析をご希望の方は、別途弊社にご相談ください。

■個人の方

知識工房の『タイムマネジメントサービス』をご利用ください。

プレジデントの読者さま限定で、通常料金の２０%割引にて、サービスをご提供させていただきます。

→　詳しくは、こちらの『タイムマネジメント』のページをご覧ください。

■法人の方

知識工房の『業務改革サービス』をご利用ください。

知識工房では、営業部門や事務部門を中心に、これまで多くのお客さまの業務改革を支援してまいりました。

貴社にて時間分析および業務分析をご検討でしたら、まずは経験豊富な弊社コンサルタントにお問合せください。

→　詳しくは、こちらの『業務改革』のページをご覧ください。

【本件に関するお問合せはこちらから】

プレジデント誌連動企画のページをご覧いただきありがとうございました。

弊社では、この件に関する皆様からの声を広く募集しております。

・プレジデント特集記事に対するご意見・ご感想
・時間分析ツールに関するご質問・ご感想
・タイムマネジメントに関するより詳しい相談、分析に関するお問合せ

など、こちらのフォームよりお気軽にお問合せください。

タイムマネジメント

あなたのシゴトを客観的な視点で評価し、あなたに合ったワークスタイルをデザインします。

仕事術や時間管理に関する書籍やノウハウは星の数ほどありますが、本当に役立つものは、残念ながら片手で数えられるくらいしかありません。

自分自身を客観的に評価することは、非常に難しいものです。スポーツの世界でも、おしなべて一流の選手には、一流のコーチがついています。

仕事は千差万別です。数千人以上のホワイトカラーの仕事を分析し、数百人のトップビジネスマンと汗を流してきたタイムマネジメントのプロフェッショナルが、4週間であなたのシゴトを比較・評価し、具体的な解法を共にデザインします。

必要なのは、「具体的・実践的」な解決策

世にあまた出ているシゴト術や時間管理に関する書籍やノウハウのほとんどは、著者さえ本当に実践しているかどうか疑わしいようなものばかりです。

・人生の目的を考える →いくら考えても答えがないし、目の前の雑事はどうしようもない・・・
・細かく計画を立てる →それでも、突発的な仕事はどんどん入ってくる・・・
・重要な仕事にフォーカスする →自分ひとりで完結する仕事なんてない・・・
・早起き／4時間睡眠 →肉体的につらくて、3日も続かない・・・
・隙間時間の有効活用 →隙間じゃない仕事を本当は効率化したいのに・・・

この1年間、あなたはどんな目標を達成しましたか？そう、雑事に追われているだけで、日々、時間は矢のように過ぎていきます。
私たちに必要なのは、精神論、理想論、一般論ではなく、具体的・実践的な解決策なのです。

自分で自分のことはわからない

自分のことを客観視するのは、とても難しいことです。スポーツの世界のみならず、ビジネスの世界でも実績を挙げている方には、必ずよきコーチまたはアドバイザーがついています。

私たちは、これまで延べ数千人のホワイトカラーの仕事の質を高めるお手伝いをしてきました。
その過程で数百人の出世頭の仕事ぶりを研究してきました。
また、弊社のコンサルタントはサラリーマンとして、あるいはベンチャー経営者としてのキャリアを10年以上積んできました。

この過程で培われた経験を元に、あなたの仕事を客観的に評価し、問題点を明らかにします。
そして、ご自身のキャリア目標、仕事のタイプ、職場の環境などの要素を踏まえ、毎日18時に退社しても、評価にAのつくワークスタイルを共にデザインします。