会議革命クイック診断

目を覆いたくなる会議の実態、身に覚えはありませんか。

会議が多い、しかも長い。準備には長い時間がかかり、参加すべき人々が実際には出席していない。挙句の果てに何も決まらない。会議は退屈、会議は無意味、会議は時間の無駄。
自分の時間が会議で無駄になるのほど、バカバカしいことはありません。本来は、あなたの仕事を円滑に進めるはずの会議が、このように非生産的で意味のないものであるなら、即刻、改革すべきです。あなたが少しでもクオリティの高い仕事をし、より多くの実績を残したいと願っているならなおさらです。

しかし、あなたとは反対に、会議に参加するだけで、仕事をした気になっている人が多いのも、これまた事実です。
責任を取りたくないから、「皆で決めた」という状況を作るために形式的な会議を盛んに開く人。自分の意見を一方的に発言し、他の意見を聞こうとしない人。こうした人はどの組織にも少なからず存在するものです。

これでは、いつも結論が先延ばしになるだけでなく、会議が増殖する一方です。

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「その場しのぎ」のやり方から脱却する

「では、意味の無い会議ばかりで仕事にならないからといって、たんに会議を減らしたり、会議そのものをなくしてしまったりすれば良いのでしょうか。
そうすれば、企業・組織の業績がアップするのでしょうか。もちろん、答えは「ノー」です。
過去においてそうだったように、たとえ形式や形態が変わることがあるにせよ、将来においても、会議がなくなることなんて決してありえません。
なぜなら、会議とは、情報の伝達や加工を通じて問題解決を図り、最終的に業務に反映するために行われるもの、すなわち、組織活動にとっては絶対に欠くことのできない、「知識創造のコアプロセス」そのものだからです。

また、小手先の会議手法を取り入れるだけの改善を行っても価値はありません。
一口に会議といっても、その種類は様々です。
単に情報を伝達・交換する「伝達会議」から、新しいアイディアを生み出し問題解決を行う「創造会議」、部門や組織間の利害などを調整する「調整会議」、意思決定を行う「決定会議」など、個々の会議の目的は異なります。

会議ごとの目的に応じて、あり方や運営方法等を抜本的に見直さなければ、これまでと同様、その場しのぎの検討で終わってしまい、何も状況は変化しません。

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では、まずは何からはじめるか?

たかが会議、されど会議。
時間もコストもかかるとなれば、いかに効率的に会議を行うべきか、しかも、その会議によって価値をいかに生んでいくかを真剣に考えざるを得ません。
まずは、しっかりと現状を認識することが重要です。

1.ポストが上がると増える会議時間
一般的に、組織では社歴が長くなり役職が高くなるほど出席する会議の種類・回数は増える傾向があります。
過去に拓殖大学が行ったアンケート調査結果によると、業種や企業によって違いはありますが、一日の業務時間中に占める会議時間の割合は、一般社員レベルだと5~15%、管理職レベルは15~20%、そして社長になると、なんと40%近くを会議が占めています。

2.会議にかかるコスト
会議は、時間ばかりに目が奪われがちですが、実はたいへんなコストがかかっていることも忘れてはいけません。
たとえば、年間給与1000万円の上級管理者が30人集まって2時間の会議を行うと、1回で約100万円*1のコストがかかります。果たして、管理職は、1回で100万円を生む価値のある会議をしているのでしょうか。
また、この管理職1人についての1年間の会議コストを計算すると約500万円*2になります。果たして、一人ひとりの管理職は500万円の価値を年間の会議で創出しているでしょうか。
さらに、上記の会議が毎回15分遅れてスタートする(仮に年間で30回)ようなことがあると、ざっと200万円*3を越えるロスをしていることになります。果たして、遅れた会議で泡と消えた200万円をだれが深刻に受け止めているのでしょうか。
管理職レベルの会議だけ考えても、実は大変なコストがかかっているのです。
では、全社で行われているすべての会議コストは・・・、恐ろしい結果になることは誰の目にも明らかです。

*1「会議1回の開催コスト」:年間給与1000万円の管理者の年間労働時間を2,000時間とすれば時間当たりの単価は5,000円。資料の紙代、コピー代、会議室の光熱費など諸経費含みの人件費コストを倍として計算すると、1時間で1人約1万円。参加者30人で約60万円。さらに、会場費や事前の準備費、事務局の人件費などを約40万円とすると、1回の開催で約100万円のコストがかかる。
*2「年間の管理職1人あたりの会議参加コスト」:年間労働時間2,000時間のうち、会議が占める割合が25%、1時間の人件費を1人約1万円とすると、年間で500時間で約500万円のコストがかかる。
*3「会議が15分遅れたときの年間コストのロス」:30人の会議なら、1回の開催につき、1人あたり2,500円(1万円X0.25時間) X 30人で、75,000円のロス。年間30回とすれば、225万円のコストロスが発生する。

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ゼロベースで発想を変える

たかが会議、されど会議。
ですから、会議を見直すにあたっては、高コストの参加者が多い会議であればあるほど、その中身を疑ってかかる必要があります。例えば、「創造会議」や「決定会議」の場にもかかわらず、肝心の意見交換やディスカッションが全くなされず、殆どの時間を情報の伝達にのみ費やしているような、低付加価値時間ばかり増幅している会議では、開催すること自体に意味がありません。
良い会議とは、参加者同士が、知識や意見、問題解決のためのアイディアや提案を共有し、最終的な合意と行動へと繋がる意識を明確にもっているものなのです。
では、どう見直すか。はじめに会議ありき、という発想では、あまりに硬直的すぎて、激動する現実社会の変化には到底対応できないでしょう。
これまでどおり会議をやること自体に意味があるのか、ゼロベースで発想を変えないと価値はありません。
とはいえ、抜本的な改革をしようとすると、人事制度など組織のあり方の根本にまで踏み込んで見直す必要があり、相当、骨が折れます。
ですから、短期間でできる地に足のついたことから始めましょう。
たとえば、会議に変わって稟議書を回す、電子会議を活用するなど、従来の会議以外の方法で代替したほうが良いことって、すぐに思いつくものだけでも結構あるはずです。
議題の性格や緊急性を考えれば、何も会議を開かなくても、知恵を集めて問題解決を図ることはできる、という場合もあるでしょう。

これまでだって、先見の明をもった経営者や企業・組織では、早くから会議の改善のための努力や工夫を重ねてきました。しかし、いろいろ試したけれどもどうもうまくいかない、うまくいくときといかないときの落差が激しいなど、いまだによい解決策を見出せずにいる職場が多いのが現実です。実際、よほどのベテラン役員の方でも、「うまくいった」と心から思える会議は、感覚的には年に1回あるかないかというくらいのようです。
しかし、実際、大企業でも中小企業でも、大変な状況におかれていながら、ゼロベースで根本から発想を変えることによって会議を見直した結果、再浮上した会社は存在します。

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サービス内容および価格

知識工房では、日本を代表する企業・官庁への自身のコンサルティング経験を基に、会議体の実態調査・診断の手法を開発しました。
あなたの会社でも、会議について改めて再点検してみましょう。
そうすれば、あなたが開催する会議は、より生産的になります。そして、あなたの参加する会議はより多くの創造的なビジネスを生み出すことになります。
まずは一度、ぜひ知識工房にお問い合わせください。

■会議体: 役員会、部長会、営業会議など、人件費の高い方々が多く出席し、かつ時間も長いものをひとつお選びください。
■サービス内容: 弊社コンサルタントが出席し、終了後に問題点を指摘し、その後5-10ページの処方箋つきレポートを提出いたします。
■価格: 21万円(税込)から


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会議革命クイック診断の流れ

【実施日まで】
1.ウェブサイト、FAXフォーム、またはお電話(03-5777-4601)にて、ご希望の日時を複数お知らせください。
2.弊社コンサルタントと日程調整のうえ、日程をご連絡いたします。
3.弊社より、注文書を送付いたします。
4.クイック診断実施日までに、以下の資料を捺印済み注文書とあわせて、弊社宛てご送付ください。
・貴社会社概要
・対象とする会議の概要(会議名、目的、参加者、開催頻度など)
・対象とする会議の問題点(A4サイズで2枚以内)

【会議当日】
1.会議室の片隅に、椅子と机、および当日の会議資料をご用意ください(1名分)
2.会議終了後に1時間で、当日の問題点と改善案を口頭でご報告いたします。

【クイック診断後】

1.7営業日以内に、レポートを電子メールにてご担当者宛送付いたします。

『会議革命クイック診断』 レポートサンプル

クイック診断のまとめとして、弊社よりご担当者様に送付されるレポートのサンプルをご覧になれます。 PDF形式でダウンロードできますので、ご自由にどうぞ。

「会議革命クイック診断」のレポートサンプルはこちらから(PDF形式)
会議革命クイック診断レポートサンプル


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『会議革命クイック診断』 お申込みフォーム

下記の内容を入力ください
氏 名
所属部署
役 職
会社名
郵便番号
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対象とする会議
候補日時1
候補日時2
候補日時3

   

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会議革命

目を覆いたくなる会議の実態、身に覚えはありませんか。

会議が多い、しかも長い。準備には長い時間がかかり、参加すべき人々が実際には出席していない。挙句の果てに何も決まらない。会議は退屈、会議は無意味、会議は時間の無駄。
自分の時間が会議で無駄になるのほど、バカバカしいことはありません。本来は、あなたの仕事を円滑に進めるはずの会議が、このように非生産的で意味のないものであるなら、即刻、改革すべきです。あなたが少しでもクオリティの高い仕事をし、より多くの実績を残したいと願っているならなおさらです。

しかし、あなたとは反対に、会議に参加するだけで、仕事をした気になっている人が多いのも、これまた事実です。
責任を取りたくないから、「皆で決めた」という状況を作るために形式的な会議を盛んに開く人。自分の意見を一方的に発言し、他の意見を聞こうとしない人。こうした人はどの組織にも少なからず存在するものです。

これでは、いつも結論が先延ばしになるだけでなく、会議が増殖する一方です。

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「その場しのぎ」のやり方から脱却する

「では、意味の無い会議ばかりで仕事にならないからといって、たんに会議を減らしたり、会議そのものをなくしてしまったりすれば良いのでしょうか。
そうすれば、企業・組織の業績がアップするのでしょうか。もちろん、答えは「ノー」です。
過去においてそうだったように、たとえ形式や形態が変わることがあるにせよ、将来においても、会議がなくなることなんて決してありえません。
なぜなら、会議とは、情報の伝達や加工を通じて問題解決を図り、最終的に業務に反映するために行われるもの、すなわち、組織活動にとっては絶対に欠くことのできない、「知識創造のコアプロセス」そのものだからです。

また、小手先の会議手法を取り入れるだけの改善を行っても価値はありません。
一口に会議といっても、その種類は様々です。
単に情報を伝達・交換する「伝達会議」から、新しいアイディアを生み出し問題解決を行う「創造会議」、部門や組織間の利害などを調整する「調整会議」、意思決定を行う「決定会議」など、個々の会議の目的は異なります。

会議ごとの目的に応じて、あり方や運営方法等を抜本的に見直さなければ、これまでと同様、その場しのぎの検討で終わってしまい、何も状況は変化しません。

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では、まずは何からはじめるか?

たかが会議、されど会議。
時間もコストもかかるとなれば、いかに効率的に会議を行うべきか、しかも、その会議によって価値をいかに生んでいくかを真剣に考えざるを得ません。
まずは、しっかりと現状を認識することが重要です。

1.ポストが上がると増える会議時間
一般的に、組織では社歴が長くなり役職が高くなるほど出席する会議の種類・回数は増える傾向があります。
過去に拓殖大学が行ったアンケート調査結果によると、業種や企業によって違いはありますが、一日の業務時間中に占める会議時間の割合は、一般社員レベルだと5~15%、管理職レベルは15~20%、そして社長になると、なんと40%近くを会議が占めています。

2.会議にかかるコスト
会議は、時間ばかりに目が奪われがちですが、実はたいへんなコストがかかっていることも忘れてはいけません。
たとえば、年間給与1000万円の上級管理者が30人集まって2時間の会議を行うと、1回で約100万円*1のコストがかかります。果たして、管理職は、1回で100万円を生む価値のある会議をしているのでしょうか。
また、この管理職1人についての1年間の会議コストを計算すると約500万円*2になります。果たして、一人ひとりの管理職は500万円の価値を年間の会議で創出しているでしょうか。
さらに、上記の会議が毎回15分遅れてスタートする(仮に年間で30回)ようなことがあると、ざっと200万円*3を越えるロスをしていることになります。果たして、遅れた会議で泡と消えた200万円をだれが深刻に受け止めているのでしょうか。
管理職レベルの会議だけ考えても、実は大変なコストがかかっているのです。
では、全社で行われているすべての会議コストは・・・、恐ろしい結果になることは誰の目にも明らかです。

*1「会議1回の開催コスト」:年間給与1000万円の管理者の年間労働時間を2,000時間とすれば時間当たりの単価は5,000円。資料の紙代、コピー代、会議室の光熱費など諸経費含みの人件費コストを倍として計算すると、1時間で1人約1万円。参加者30人で約60万円。さらに、会場費や事前の準備費、事務局の人件費などを約40万円とすると、1回の開催で約100万円のコストがかかる。
*2「年間の管理職1人あたりの会議参加コスト」:年間労働時間2,000時間のうち、会議が占める割合が25%、1時間の人件費を1人約1万円とすると、年間で500時間で約500万円のコストがかかる。
*3「会議が15分遅れたときの年間コストのロス」:30人の会議なら、1回の開催につき、1人あたり2,500円(1万円X0.25時間) X 30人で、75,000円のロス。年間30回とすれば、225万円のコストロスが発生する。

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ゼロベースで発想を変える

たかが会議、されど会議。
ですから、会議を見直すにあたっては、高コストの参加者が多い会議であればあるほど、その中身を疑ってかかる必要があります。例えば、「創造会議」や「決定会議」の場にもかかわらず、肝心の意見交換やディスカッションが全くなされず、殆どの時間を情報の伝達にのみ費やしているような、低付加価値時間ばかり増幅している会議では、開催すること自体に意味がありません。
良い会議とは、参加者同士が、知識や意見、問題解決のためのアイディアや提案を共有し、最終的な合意と行動へと繋がる意識を明確にもっているものなのです。
では、どう見直すか。はじめに会議ありき、という発想では、あまりに硬直的すぎて、激動する現実社会の変化には到底対応できないでしょう。
これまでどおり会議をやること自体に意味があるのか、ゼロベースで発想を変えないと価値はありません。
とはいえ、抜本的な改革をしようとすると、人事制度など組織のあり方の根本にまで踏み込んで見直す必要があり、相当、骨が折れます。
ですから、短期間でできる地に足のついたことから始めましょう。
たとえば、会議に変わって稟議書を回す、電子会議を活用するなど、従来の会議以外の方法で代替したほうが良いことって、すぐに思いつくものだけでも結構あるはずです。
議題の性格や緊急性を考えれば、何も会議を開かなくても、知恵を集めて問題解決を図ることはできる、という場合もあるでしょう。

これまでだって、先見の明をもった経営者や企業・組織では、早くから会議の改善のための努力や工夫を重ねてきました。しかし、いろいろ試したけれどもどうもうまくいかない、うまくいくときといかないときの落差が激しいなど、いまだによい解決策を見出せずにいる職場が多いのが現実です。実際、よほどのベテラン役員の方でも、「うまくいった」と心から思える会議は、感覚的には年に1回あるかないかというくらいのようです。
しかし、実際、大企業でも中小企業でも、大変な状況におかれていながら、ゼロベースで根本から発想を変えることによって会議を見直した結果、再浮上した会社は存在します。

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知識工房は何をするのか?

たかが会議、されど会議。
知識工房では、日本を代表する企業・官庁への自身のコンサルティング経験を基に、会議体の実態調査・診断の手法を開発しました。
調査の会議体・対象者数にもよりますが、おおむね4~8週間で、会議開催の実態調査、分析、改革案の立案、合意形成を行います。
あなたの会社でも、会議について改めて再点検してみましょう。
そうすれば、あなたが開催する会議は、より生産的になります。そして、あなたの参加する会議はより多くの創造的なビジネスを生み出すことになります。
まずは一度、ぜひ知識工房にお問い合わせください。

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まずは、書籍『会議の教科書』を読んでみる。

弊社代表による『会議の教科書』に、日々の会議コンサルティングやファシリテーションを通じて開発した、会議やファシリテーションの基本がまとめられています。ぜひお手にとってご覧ください。

『会議の教科書』の紹介ページを見る

料金表

詳しくは印刷用チラシ(PDF)をご参照ください

さらに詳しいお問合せは、こちらからお願いいたします。

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