・「年長者たちの協力が得られず、思い通りに仕事を進められない」
・「無駄な仕事に費やしている時間を徹底的に排除したい」
と言った問いに答える形で寄稿しております。
代表寄稿の記事以外にも、「意外と知らない携帯電話7つの工夫」「スーパー事務員のスピードアップ術10選」など、面白い記事が満載です。
ぜひお手にとってご一読ください。
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採用面接のバイブル『行動特性インタビューの基本』のご注文はこちらからどうぞ。
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2007年1月11日に『ファシリテーション』がファーストプレス社より刊行されました。
主著者として3冊目、共著・記事収録も含めると6冊目の著作となりました。
今回は、NTTレゾナント社さんと、ライトワークス社さん開発による、
ファシリテーション研修のメインテキストとして書きました。
内容的には前著の会議の教科書とかぶる部分もありますが、
各トピック見開き2ページにまとめ、ケーススタディを多くすることで、
読みやすく、実践しやすくすることに努めました。
あわせて、書籍が手元になくても、必要に応じて情報が参照できるよう、
ファシリテーションに関する情報交換サイトも立ち上げました。
本書の一部が掲載されています。
あなたの会議を変えるために是非、お手にとってご覧ください。
まえがき
第１章 段取りの技術
１－１．ファシリテーションとは何か
１－２．会議のプロセス
１－３．会議の目的設定
１－４．アジェンダ
１－５．作業計画表
１－６．課題管理表
１－７．資料作成
１－８．議事録
第２章 仕切りの技術
２－１．仕切りの技術とは
２－２．ゴールの設定
２－３．役割分担の確認
２－４．交通整理
２－５．演説への対処法
２－６．非難への対処法
２－７．沈黙への対処法
２－８．効果的な質問
第３章 議論の技術
３－１．議論の技術とは何か
３－２．議論の可視化
３－３．可視化の効果
３－４．ブレインストーミング
３－５．論点マップ
３－６．ホワイトボードの活用
３－７．事実を明らかにする
３－８．会議のクロージング
参考文献
たかが会議、されど会議。
『会議の教科書』を読んで、解決の糸口をつかみかけたあなた。
実際に、会議を変えるアクションを起こしてみませんか。
知識工房では、日本を代表する企業・官庁への自身のコンサルティング経験を基に、会議体の実態調査・診断の手法を開発しました。
調査の会議体・対象者数にもよりますが、おおむね4～8週間で、会議開催の実態調査、分析、改革案の立案、合意形成を行います。
あなたの会社でも、会議について改めて再点検してみましょう。
そうすれば、あなたが開催する会議は、より生産的になります。そして、あなたの参加する会議はより多くの創造的なビジネスを生み出すことになります。
知識工房の『ファシリテーション』サービス、および研修の詳細はこちらから
知識工房の『会議の基本／ファシリテーション』研修の詳細はこちらから
去年の夏ごろのプレジデントに載せていただいた
「なるほど差がつく！達人五人のヘッドワーク」
会議：生産性がみるみる向上！「板書力」4つの効果
何と今回は弊社代表の写真つきです。
]]>
数ある問い合わせの中で、
「我が社の会議のどこが悪いのか見てほしい」
「会議のやり方が悪いのはわかっているのだが、自分の立場からモノ申してみても…」
といったものが多いことに改めて気づかされました。
そこで、弊社では、従前より提供させていただいていた『会議革命』サービスを
より多くの方々に経験していただこうと思い、その簡易版となる
『会議革命クイック診断』サービスを提供する運びとなりました。
]]>会議が多い、しかも長い。準備には長い時間がかかり、参加すべき人々が実際には出席していない。挙句の果てに何も決まらない。会議は退屈、会議は無意味、会議は時間の無駄。
自分の時間が会議で無駄になるのほど、バカバカしいことはありません。本来は、あなたの仕事を円滑に進めるはずの会議が、このように非生産的で意味のないものであるなら、即刻、改革すべきです。あなたが少しでもクオリティの高い仕事をし、より多くの実績を残したいと願っているならなおさらです。
しかし、あなたとは反対に、会議に参加するだけで、仕事をした気になっている人が多いのも、これまた事実です。
責任を取りたくないから、「皆で決めた」という状況を作るために形式的な会議を盛んに開く人。自分の意見を一方的に発言し、他の意見を聞こうとしない人。こうした人はどの組織にも少なからず存在するものです。
これでは、いつも結論が先延ばしになるだけでなく、会議が増殖する一方です。
「では、意味の無い会議ばかりで仕事にならないからといって、たんに会議を減らしたり、会議そのものをなくしてしまったりすれば良いのでしょうか。
そうすれば、企業・組織の業績がアップするのでしょうか。もちろん、答えは「ノー」です。
過去においてそうだったように、たとえ形式や形態が変わることがあるにせよ、将来においても、会議がなくなることなんて決してありえません。
なぜなら、会議とは、情報の伝達や加工を通じて問題解決を図り、最終的に業務に反映するために行われるもの、すなわち、組織活動にとっては絶対に欠くことのできない、「知識創造のコアプロセス」そのものだからです。
また、小手先の会議手法を取り入れるだけの改善を行っても価値はありません。
一口に会議といっても、その種類は様々です。
単に情報を伝達・交換する「伝達会議」から、新しいアイディアを生み出し問題解決を行う「創造会議」、部門や組織間の利害などを調整する「調整会議」、意思決定を行う「決定会議」など、個々の会議の目的は異なります。
会議ごとの目的に応じて、あり方や運営方法等を抜本的に見直さなければ、これまでと同様、その場しのぎの検討で終わってしまい、何も状況は変化しません。
たかが会議、されど会議。
時間もコストもかかるとなれば、いかに効率的に会議を行うべきか、しかも、その会議によって価値をいかに生んでいくかを真剣に考えざるを得ません。
まずは、しっかりと現状を認識することが重要です。
１．ポストが上がると増える会議時間
一般的に、組織では社歴が長くなり役職が高くなるほど出席する会議の種類・回数は増える傾向があります。
過去に拓殖大学が行ったアンケート調査結果によると、業種や企業によって違いはありますが、一日の業務時間中に占める会議時間の割合は、一般社員レベルだと5～15%、管理職レベルは15～20%、そして社長になると、なんと40%近くを会議が占めています。
２．会議にかかるコスト
会議は、時間ばかりに目が奪われがちですが、実はたいへんなコストがかかっていることも忘れてはいけません。
たとえば、年間給与1000万円の上級管理者が30人集まって2時間の会議を行うと、1回で約100万円*1のコストがかかります。果たして、管理職は、1回で100万円を生む価値のある会議をしているのでしょうか。
また、この管理職1人についての1年間の会議コストを計算すると約500万円*2になります。果たして、一人ひとりの管理職は500万円の価値を年間の会議で創出しているでしょうか。
さらに、上記の会議が毎回15分遅れてスタートする（仮に年間で30回）ようなことがあると、ざっと200万円*3を越えるロスをしていることになります。果たして、遅れた会議で泡と消えた200万円をだれが深刻に受け止めているのでしょうか。
管理職レベルの会議だけ考えても、実は大変なコストがかかっているのです。
では、全社で行われているすべての会議コストは・・・、恐ろしい結果になることは誰の目にも明らかです。
*1「会議1回の開催コスト」：年間給与1000万円の管理者の年間労働時間を2,000時間とすれば時間当たりの単価は5,000円。資料の紙代、コピー代、会議室の光熱費など諸経費含みの人件費コストを倍として計算すると、1時間で1人約1万円。参加者30人で約60万円。さらに、会場費や事前の準備費、事務局の人件費などを約40万円とすると、1回の開催で約100万円のコストがかかる。
*2「年間の管理職1人あたりの会議参加コスト」：年間労働時間2,000時間のうち、会議が占める割合が25%、1時間の人件費を1人約1万円とすると、年間で500時間で約500万円のコストがかかる。
*3「会議が15分遅れたときの年間コストのロス」：30人の会議なら、1回の開催につき、1人あたり2,500円（1万円X0.25時間） Ｘ 30人で、75,000円のロス。年間30回とすれば、225万円のコストロスが発生する。
たかが会議、されど会議。
ですから、会議を見直すにあたっては、高コストの参加者が多い会議であればあるほど、その中身を疑ってかかる必要があります。例えば、「創造会議」や「決定会議」の場にもかかわらず、肝心の意見交換やディスカッションが全くなされず、殆どの時間を情報の伝達にのみ費やしているような、低付加価値時間ばかり増幅している会議では、開催すること自体に意味がありません。
良い会議とは、参加者同士が、知識や意見、問題解決のためのアイディアや提案を共有し、最終的な合意と行動へと繋がる意識を明確にもっているものなのです。
では、どう見直すか。はじめに会議ありき、という発想では、あまりに硬直的すぎて、激動する現実社会の変化には到底対応できないでしょう。
これまでどおり会議をやること自体に意味があるのか、ゼロベースで発想を変えないと価値はありません。
とはいえ、抜本的な改革をしようとすると、人事制度など組織のあり方の根本にまで踏み込んで見直す必要があり、相当、骨が折れます。
ですから、短期間でできる地に足のついたことから始めましょう。
たとえば、会議に変わって稟議書を回す、電子会議を活用するなど、従来の会議以外の方法で代替したほうが良いことって、すぐに思いつくものだけでも結構あるはずです。
議題の性格や緊急性を考えれば、何も会議を開かなくても、知恵を集めて問題解決を図ることはできる、という場合もあるでしょう。
これまでだって、先見の明をもった経営者や企業・組織では、早くから会議の改善のための努力や工夫を重ねてきました。しかし、いろいろ試したけれどもどうもうまくいかない、うまくいくときといかないときの落差が激しいなど、いまだによい解決策を見出せずにいる職場が多いのが現実です。実際、よほどのベテラン役員の方でも、「うまくいった」と心から思える会議は、感覚的には年に1回あるかないかというくらいのようです。
しかし、実際、大企業でも中小企業でも、大変な状況におかれていながら、ゼロベースで根本から発想を変えることによって会議を見直した結果、再浮上した会社は存在します。
知識工房では、日本を代表する企業・官庁への自身のコンサルティング経験を基に、会議体の実態調査・診断の手法を開発しました。
あなたの会社でも、会議について改めて再点検してみましょう。
そうすれば、あなたが開催する会議は、より生産的になります。そして、あなたの参加する会議はより多くの創造的なビジネスを生み出すことになります。
まずは一度、ぜひ知識工房にお問い合わせください。
■会議体： 役員会、部長会、営業会議など、人件費の高い方々が多く出席し、かつ時間も長いものをひとつお選びください。
■サービス内容： 弊社コンサルタントが出席し、終了後に問題点を指摘し、その後5-10ページの処方箋つきレポートを提出いたします。
■価格： ２１万円（税込）から
【実施日まで】
１．ウェブサイト、FAXフォーム、またはお電話（03-5777-4601）にて、ご希望の日時を複数お知らせください。
２．弊社コンサルタントと日程調整のうえ、日程をご連絡いたします。
３．弊社より、注文書を送付いたします。
４．クイック診断実施日までに、以下の資料を捺印済み注文書とあわせて、弊社宛てご送付ください。
・貴社会社概要
・対象とする会議の概要（会議名、目的、参加者、開催頻度など）
・対象とする会議の問題点（A4サイズで2枚以内）
【会議当日】
１．会議室の片隅に、椅子と机、および当日の会議資料をご用意ください（1名分）
２．会議終了後に1時間で、当日の問題点と改善案を口頭でご報告いたします。
【クイック診断後】
１．7営業日以内に、レポートを電子メールにてご担当者宛送付いたします。
クイック診断のまとめとして、弊社よりご担当者様に送付されるレポートのサンプルをご覧になれます。 PDF形式でダウンロードできますので、ご自由にどうぞ。
「会議革命クイック診断」のレポートサンプルはこちらから（PDF形式）
最近「ファシリテーション」が注目されています。ファシリテーションとは、
「会議のプロセスをマネジメントすることで、スピーディな合意形成を図り、質の高いアウトプットを出すこと」です。 日本において「ファシリテーション」として注目されるようになったのは最近のことですが、考え方そのものは昔からあり、実際にファシリテーター（ファシリテーションを行う人）的な行動をとる人材が組織内で活躍してきました。
「この人がいれば、新しいアイデアがどんどん出る、議論がまとまる、検討が先に進む…… 』。どんな組織にもこういう人がいるはずです。みんなの話をうまく整理し、会議の方向づけを行って結論にもっていくまとめ役が、つまりはファシリテーターです。
昔からあった人の行動に対して、あらためて「ファシリテーション」というラベルが付けられたのは、企業社会において次のような傾向が顕著になってきたからだと考えます。
<意思決定の重要性>
ひとつは、企業間競争の勝敗を決める要素として、意思決定の質がますます重要になってきていることです。 ここで言う意思決定は、トップのそれだけを指すのではありません。トップの決定を実行するには、その過程において役員会での意思決定をはじめ、ミドルマネジャー・クラスでの意思決定、部課単位で展開される日々の行動のための意思決定が必要です。
そしてこれらの意思決定の多くは、会議で行われています。優れた意思決定を下し、それを実行できるのは、優れた会議を行っているからにほかならないのです。 勝者と敗者を分けるのは、実は会議の巧拙の差であるといっても過言ではありません。
<優秀な人材の獲得と維持>
ここ数年、所得格差の拡大が注目されているようです。こうした格差競争で勝ち残るため、転職にチャレンジする人の多くは「プロ人材」を目指しています。彼らは、やりがいの感じられる仕事を通じて自己の能力を向上させ、より高度でやりがいのある仕事を求める、というステップアップを重視します。そのため、能力を発揮できる環境に対しては、実にシビアな目で判断します。
そんな彼らが、時間の無駄でしかないダメ会議を目にしたらどうなるでしょうか。ダメ会議が常態化しているような会社で、自分の能力を発揮できるとは到底思わないでしょう。プロ人材の忠誠心の対象は会社ではなく、仕事そのものです。さっさと会社に見切りをつけ、次のチャレンジを求めて去っていくことになるでしょう。
<コラボレーション社会>
3 つめは、他社とのコラボレーション（協業）を前提にして、ビジネスが動くようになってきていることです。他社とのコラボレーションをうまく進めるには、文化の違いを克服しなければなりません。同じ言葉でも、違った意味で使っていたり、自社では当たり前のことが他社では特別なことだったり、といった経験をだれもがするものです。 だからこそ、「知的作業のルール」が必要になってきます。文化の違いに配慮しながら、共通の目的に向かって合理的にプロジェクトを進めていくためのルールをつくり、共有しておかねばなりません。なかでも、最重要となるのが会議の技術である 効率的・効果的な会議を行えない相手と付き合うと、自社の「時間コスト」がどんどんかさんでいきます。そういう迷惑な会社は、ビジネスの第一線から徐々に排除されるようになる可能性が高いのです。
知識工房では、過去の会議コンサルティングやファシリテーション、16時間問題解決ワークショップのエッセンスを集約し、受講の翌日からすぐに役立つ『会議の基本／ファシリテーション』研修を開発しました。
およそ一日で、演習を中心に会議の基本が習得できるように設計されています。
1.Ice Breaking Session （ウォーミングアップ）
2.会議運営のポイント
2-1.会議運営の全体像
2-2.PLAN/DO/SEE
3.個人演習①：板書力を高める
4.個人演習②：質問力を高める
5.グループ演習①：○○を検討する
6.グループ演習②：□□の計画を立てる
7.グループ演習③：仕上げ-テーマから決めて議論する
8.まとめと振り返り
（○○、□□の内容は、受講者のレベルと職務に合わせてバリエーションをご用意しております）
なお、コースの一部を無料でダウンロードいただけます。
全100ページのテキストから、ポイントのみを20%ほど抜粋したものです。
また、その他2時間から4時間程度のセミナーも、お客さまのご要望にあわせてご用意しております。
同様に、サンプルをご用意しました。
さらに、NTTレゾナント社との共同開発による、eラーニング形式の「ビジネス・ファシリテーション」コースもご用意しております。1日少しずつ知識を習得し、定期的に講師とのグループディスカッションの機会を交えながら、3ヶ月間でファシリテーション技術を習得するためのコースです。
ご希望の方は、下記フォームよりお申込みください。
ファイルのダウンロード先URLを示したメールを折り返します。
本コースの基本的な考え方を示した『会議の教科書』（2006年ソフトバンククリエイティブ社）が、お近くの書店、またはオンライン書店にてご購入できます。
『会議の教科書』をamazonで見てみる。
また、会議スキルの根本は、何といってもロジカルシンキングにあると考えています。会議のプロセスやルール以前の問題として、ビジネスパーソンとして必須の論理力を高めたい方には、ロジカルシンキング研修をご用意しております。
ロジカルシンキング実践研修
集合研修のご案内資料ダウンロードはこちら。（PDF、98kb）
オンライン研修のご案内資料ダウンロードはこちら。（PDF、98kb）
詳しくは、お問合せフォーム、またはお電話にてお問合せください。
経験豊富な弊社コンサルタントが、お手伝いいたします。
お問合せフォームはこちら。
1月18日に『会議の教科書 強い企業の基本の「型」を盗む!』がソフトバンククリエイティブ社より
刊行されました。主著者として2冊目、共著も含めると5冊目の著作となりました。
会議の本は星の数ほどありますが、本当に「使える本」があまりないことを常々不満に思っていました。
そこで、私は、実際に自分や周りの人が使っている実践的な会議の技術を、簡単、少しの訓練ですぐ使えるような本を作りたいと考えました。
優れた技術には「型」があります。それは、目に見えないノウハウが、「カタチ」として集大成されたものです。
また、「カタチ」になっていれば、共有、ルール化が容易です。
新しくプロジェクトに加わった若手に、ちょうど自分が手取り足取り教えるよう、書くように努めました。
会議がヘタなチームに対して「これを読んどけ」と言えば、最短1週間でガラッと会議が変わる・・・そんな使われ方をイメージした書籍です。
さらに、会議本ジャンル初の実践演習が7問付いています。
この『会議の教科書』の内容をチーム全員が徹底すれば、もうあなたは会議中に基本動作に関する細かいことを指摘したり、無駄な会議に出席することで時間を無駄にしたりすることがなくなります。
あなたの会議を変えるために是非、お手にとってご覧ください。
第１章 段取りの技術
非生産的な会議の実態
会議準備の必須アイテム３点セット
会議の目的＝「テーマ」＋「ゴール」
根回しについて考える
第２章 資料作成の技術
資料のない会議は会議にあらず
資料は相手に理解されてナンボ
資料の構成
ピラミッド構造で考えをまとめる
資料の厚みを考える
図解の技術－字を書くな、絵を描け！
図解で表現すべきもの
常にメッセージを考える努力をする
道具選びも技術の１つ
テンプレートの活用
第３章 仕切りの技術
「仕切りの技術」とは
会議の「役割分担」
「ルールの共有」と「役割を果たす」ことの徹底
推進役の役割
会議開催－オープニングを丁寧に行う
議事運営
推進役に求められる交通整理
うわべの仕切りはいらない
推進役に求められる論点理解
具体的な対応策
第４章 議論の技術
優れた議論とは
ポストイットの有効活用－ペタブレスト法
論点マップによる図解
事実の提示
板書力－ホワイトボードによる「ビジュアル化」
実践のための板書実例
メール時代のコミュニケーション
第５章 確認の技術
「じゃ、そういうことで」で会議を終わらせない
会議の３点セットを確認・更新する
議事録は必ず作る
会議メモの取り方
議事録の必要項目
会議直後の時間を確保しておく
第６章 演習問題
演習問題について
付録１ 会議ツール集
付録２ 図解サンプル集
オブジェクトの図表化
配置図
ロジックツリー
マトリクス
プロセスマップ
私がおすすめする書籍
おわりに
『会議の教科書』の出版を記念して、本書でも触れた会議に役立つツールを 無料でダウンロードしていただくことができます。
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『会議の教科書』を読んで、解決の糸口をつかみかけたあなた。
実際に、会議を変えるアクションを起こしてみませんか。
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調査の会議体・対象者数にもよりますが、おおむね4～8週間で、会議開催の実態調査、分析、改革案の立案、合意形成を行います。
あなたの会社でも、会議について改めて再点検してみましょう。
そうすれば、あなたが開催する会議は、より生産的になります。そして、あなたの参加する会議はより多くの創造的なビジネスを生み出すことになります。
知識工房の『ファシリテーション』サービス、および研修の詳細はこちらから
知識工房の『会議の基本／ファシリテーション』研修の詳細はこちらから
ここ数年に出版されたビジネス系の雑誌や書籍には、どれを読んでも「これからのビジネスパーソンには、知識社会で生き残るための知識とスキルの習得が必要である、といったことが書かれています。
また、特に問題解決スキルの重要性も謳われています。
しかしながら、現代は与えられた問題解決そのものよりも、問題自体を見つけ出す力が問われています。
予め設定されたフィールドの中で問題解決ができることに加えて、その前提条件自体を疑い、課題を発見する能力。これこそが、知識社会で生き残るための知識とスキルなのです。
こうした能力の必要性は、実際いまさらしつこく言われなくても、多くの方がすでに十分に認識していらっしゃると思います。
しかしながら、「理解できること」と「実践できること」の間には、大きなギャップがあるのも事実です。
たとえば、「いろんな視点からモノを見る」というスキルについて、ちょっとしたテストをしてみましょう。
左の絵には、何が書かれているか、見えますか？
出典：Boring(1950）
この絵は、見方（視点）を変えることで「若い女性の斜め後姿」と「老婆の横顔」が見えるように描かれています。
あなたは、この２つが見えましたか？ あるいは、１つを発見したあと、もうひとつを見ようとトライしましたか？
この「コンサルタントの思考技術と発想法」では、課題発見や新たなアイデア創出の 「実践力」の獲得を支援します。
日々世の中で起こっていること、ビジネスの現場で直面するさまざまな問題点をテーマに、実際に頭と手足を動かして、あらゆる課題発見やアイデア創造に欠かせない、ビジネスマンの必須ツールの適用技術を学ぶトレーニングコースです。
ワイワイ・ガヤガヤ楽しいコースです。多くの方々の参加をお待ちしております。
詳細はこちらをご参照ください。
お問い合わせはこちらからお願いします。
